Online-Meetings und Datenschutz: Was Verantwortliche beachten müssen

Die Corona-Pandemie beschleunigte den Einsatz von Videokonferenz-Lösungen enorm. Online-Meetings ermöglichten standortübergreifende Zusammenarbeit und Home-Office — zunächst oft ohne ausreichende datenschutzrechtliche Prüfung.

Für Verantwortliche gelten dennoch Anforderungen aus DSGVO und TKG: Auswahl geeigneter Tools, Auftragsverarbeitungsverträge, Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten, Zugriffskontrollen und Schulung der Mitarbeitenden.

Home-Office und Vertraulichkeit

• Arbeitsplatzgestaltung und sichtbarer Hintergrund in Video-Calls
• Schutz betrieblicher Daten vor Einsicht durch Dritte im Haushalt
• Vermeidung von Bedienungsfehlern (falsche Freigaben, Aufnahmen, Chat-Logs)
• Klare Regeln für Gastzugänge und externe Teilnehmer

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Expertgruppe — Partnernetzwerk der Lanexpert GmbH im Bereich Datenschutz — hat Rahmenbedingungen für datenschutzkonforme Online-Meetings analysiert: von der Tool-Auswahl über Verschlüsselung und Authentifizierung bis zu Löschfristen und Protokollierung. Verantwortliche sollten möglichst viele Sicherheitsoptionen aktivieren, ohne die Nutzbarkeit unnötig zu erschweren.

Lanexpert berät zu sicherer IT-Infrastruktur und Zusammenarbeit mit Datenschutzspezialisten bei der Umsetzung im Unternehmen.